MERENCANAKAN DAN MELAKUKAN PERTEMUAN
Jenis-Jenis Rapat
1. Berdasarkan Tujuan
-Rapat penjelasan (teaching conference)
-Rapat pemecahan masalah (problem solving conference)
-Rapat perundingan (negotiation conference)
2. Berdasarkan Sifatnya
-Rapat Formal
-Rapat Informal
-Rapat Terbuka
-Rapat Tertutup
3. Berdasarkan Frekuensinya
-Rapat Rutin
-Rapat Insidental
4. Berdasarkan Jangka Waktu
-Rapat Mingguan
-Rapat Bulanan
-Rapat Semesteran
-Rapat Tahunan
Persyaratan Rapat
1. Suasana terbuka
2. Tiap peserta berpartisipasi aktif
3. Ada bimbingan dan pengawasan
4. Menghindari perdebatan
5. Pertanyaan-pertanyaan yang dikemukakan hendaknya singkat dan jelas
6. Menghindari terjadinya monopoli
7. Ada kesimpulan/keputusan
Persiapan Rapat
1. Undangan Rapat
2. Ruangan Rapat
3. Persiapan Akomodasi
4. Persiapan Materi/Bahan Rapat
5. Konsumsi (snack dan minuman)
6. Kesehatan
Agenda Rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang
akan dibahas/dibicarakan dalam rapat. Kegiatan mendaftar materi pokok
atau pokok permasalahan disebut dengan mengagendakan.
Prosedur Pertemuan
Prosedur rapat dapat diartikan langkah langkah atau urutan pelaksanaan rapat.
1. Pembukaan
2. Pembagian Tugas
3. Diskusi atau Rapat Kelompok
4. Rapat Pleno
5. Perumusan
6. Penyelesaian Hasil Rapat
Etika Pertemuan
Teknik Membuka Rapat:
- Mengucapkan salam
- Menyampaikan selamat datang dan ucapan terimakasih kepada peserta rapat atas kedatanganya
- Mengemukakan tujuan di adakanya pertemuan/ rapat
- Membacakan tata tetib rapat
- Membaca agenda rapat (Materi yang akan di bahas ) atau acara rapat
Teknik Menutup Rapat:
Beberapa pedoman yang bisa di lakukan dalam mengakhiri rapat antara lain:
- Kalau masalah sudah di bicarakan semua segeralah akhiri rapat
- Rapat hendaknya berlangsung sebentar
- Hal ini berarti dalam menentukan waktu harus benar-benar di perhatikan
- Apabila rapat telah selesai, maka hendaknya dengan cepat meninggalkan ruangan dan kembali ke tempat kerja
- Apabila rapat telah berakhir hendaknya notulis siap membacakan hasil-hasil keputusan
- Setelah beberapa hari rapat selesai hendaknya ada laporan hasil-hasil kelanjutan
Pembicaraan yang baik akan ditutup tepat waktu sesuai yang disediakan. Hal–hal yang dapat dikemukakan dalam menutup pembicaraan rapat adalah sebagai berikut:
a. Membacakan hasil keputusan rapat
b. Mendistribusikan hasil rapat jika berwujud naskah
c. Menyampaikan permintaan maaf jika perlu
d. Mengucapkan terimakasih dan mempersilakan kepada peserta rapat untuk kembali ke tempat kerja
Teknik Memimpin Rapat
Tata
cara/teknik dalam memimpin rapat sangat erat hubungannya dengan tipe
pemimpin rapat, antara orang yang satu dengan yang lain bisa berbeda
cara memimpinnya. Ada beberapa Tipe pemimpin rapat yaitu:
1. Tipe otoriter
Pemimpin
rapat yang memiliki tipe otoriter cenderung mempunyai sifat ingin
menang sendiri dan lebih menggunakan kekerasan dan paksaan, suatu
rapat yang dipimpin oleh pemimpin rapat yang otoriter dalam komunikasi
terjadi komunikasi yang searah/sepihak, gagasan, pendapat dari peserta
rapat tidak di pehatikan sehingga peserta rapat menjadi pasif dan hanya
sebagai pendengar saja.
2. Tipe laissez faire
Pemimpin
rapat yang mempunyai tipe ini merupakan kebalikan dari tipe otoriter,
pada tipe ini pemimpin rapat memberi kebebasan kepada peserta untuk
mengambil keputusan
3. Tipe demokratis
Tipe
pemimpin rapat yang bersifat demokratis bersifat terbuka, banyak
memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk memberikan pendapat,
saran, usulan sehingga terjalin komunikasi dua arah. Pemimpin rapat
yang demokratis walaupun memberi kesempatan kepada peserta rapat untuk
berpendapat maupun memberikan saran tetapi tipe pemimpin rapat ini
tetap memberikan bimbingan dan pengarahan sehingga keputusan yang di
ambil dari rapat merupakan hasil musyawarah semua peserta rapat.
Pengendalian rapat
1. Pengendalian secara bebas terbatas
Pengendalian
rapat secara bebas tebatas adalah mengendalikan rapat dengan cara
membiarkan peserta rapat salingn berbicara, saling mendebat dan mengadu
argumentasi pembicaran belangsung tanpa harus melalui pemimpin rapat
pemimpin rapat hanya mengawasi dan memperhatikan untuk mengambi;
intisari dari masing –masing kegiatan, setelah di pandang cukup pemimpin
rapat menghentikan pembicaraan dan kemudian menarik kesimpulan sebagai
hasil keputusan rapar, kelemahan pada pengendalian ini adalah apabila
terdapat sekelompok orang yang mendominasi rapat maka anggota rapat yang
lain menjadi pasif.
2. Pengendalian secara ketat
Pengendalian
secara ketat adalah mengendalikan rapat dengan cara membatasi
pembicaraan, para anggota rapat hanya boleh berbicara atau mengajukan
pendapat apabila di izinkan oleh pemimpin rapat, penggunaan pengendalian
ini akan menyebabkan jalanya rapat menjadi kaku dan tegang sehingga
peserta rapat dalam menyampaikan pendapat kurang optimal
3. Pengendalian secara kombinasi antara bebas tebatas dan
ketat
Pengendalian
ini merupakan kombinasi antara pengendalian bebas tebatas dan
pengendalian ketat. Selama rapat dapat berjalan dengan tertib maka
pemimpin rapat dapat melakukan pengendalian bebas terbatas, tetapi jika
rapat mulai tidak tertib maka pemimpin rapt dapat menggunakan
pengendalian secara ketat sampai rapat dapat kembali berjalan dengan
tetib dan lancar
Teknik Mengajukan Pendapat
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengemukakan pendapat adalah:
- Sebelum menyampaikan pendapat sebaiknya minta izin dahulu, biasanya dengan mengacungkan tangan
- Mengucapkan terimakasih atas kesempatan yang telah diberikan
- Mengemukakan pendapat dengan bahasa yang jelas, sistematis dan mudah dimengerti oleh pendengar
- Tidak sakit hati apabila pendapat tidak diterima oleh peserta lain atau mendapat sanggahan
- Dalam menyampaikan pendapat tidak dengan emosi, jadi tetap bersikap ramah dan santun
- Tidak memotong pendapat/pembicaraan peserta lain
Teknik Bertanya
1. Pertanyaan langsung ( direct question )
Yaitu
pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat.
Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang
ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.
2. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question)
Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.
3. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.
4. Pertanyaan dilemparkan ( Relay question )
Pertanyaan
yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan
mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.
Tata Tertib Rapat
Ø Tepat waktu dalam memulai rapat.
Ø Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.
Ø Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
Ø Adanya partisipasi dari peserta rapat.
Ø Bersifat
terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain
tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap
peserta mau mendengar pendapat orang lain.
Ø Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
Ø Perdebatan
bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun
saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
Ø Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
Ø Pemimpin
rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi
perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat
mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil
kesimpulan.
Ø Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.
Catatan Rapat
1. Notula
Notula
adalah catatan garis besar isi pembicaraan dan jalanya suatu rapat atau
pertemuan formal lainya. Dalam bertugas sebagai notulis hendaknya yang
di catat adalah hal hal yang penting saja terutama adalah keputusan yang
di ambil Notula merupakan sumber informasi atau dokumen otentik. Oleh
karena itu notula harus di susun secara objektif, teliti, tepat dan
jelas.
Kegunaan Notula adalah sebagai berikut:
§ Dokumen otentik
§ Pedoman untuk melakukan suatu tindakan dalam suatu kantor
§ Alat untuk menyebarluaskan semua informasi yang ad
§ Bahan perimbangan dalam pembicaraan rapat selanjutnya
§ Petunjuk untuk melakukan kegiatan berikutnya
§ Alat-alat untuk mengingatkan kembali hal–hal yang telah di laksanankan dan yang telah di putuskan
2. Risalah Rapat
Setelah membuat notula, seorang sekretaris biasanya juga membuat risalah, Risalah berisi tentang catatan singkat mengenai hasil rapat, risalah
merupakan catatan yang lebih singkat dari notula rapat. Isi Risalah
merupakan hasil keputusan dari sebuah rapat kemudian ditutup dengan nama
notulis dan pemimpin rapat.
Macam-Macam Mesin Pengganda Dokumen
a. Mesin Stensil Manual
b. Mesin Fotokopi
c. Dll
Pengiriman Hasil Pertemuan
Hasil
pertemuan atau notulen setelah digandakan kemudian dikirimkan kepada
yang berhak untuk mengetahuinya. Pengiriman atau pendistribusian dapat
melalui faksimile, e-mail, pos, kurir (langsung) dengan menggunakan buku
ekspedisi.