SARANA DAN PRASARANA KANTOR

SARANA DAN PRASARANA KANTOR

1. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.

2. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
   1. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik.

Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :

1. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi menjadi 3, antara lain :

• Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).
• Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).
• Berbentuk buku, antara lain :
  • Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan untuk menulis catatan harian sekretaris.
  • Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi.
  • Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain atau relasi yang khususnya sering melakukan kerjasama.
  • Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor penting lainnya.
  • Kamus (bahasa Indonesia dan asing).
  • Peta kota-kota besar.
  • Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan atau kemajuan perusahaan selama setahun terakhir.
  • Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.
  • Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar masuknya surat setiap hari.
  • Buku catatan keuangan.
  • Buku objek wisata (brosur atau pamflet).

2. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi menjadi 2, antara lain :

• Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama.
• Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama.

2. Mesin-mesin Kantor (Office Machine)

Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

3. Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

4. Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

5. Interior Kantor (Office Arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa ahli administrasi perkantoran yaitu :

• Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.
• Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia.

Berikut penjelasan tata ruang kantor berdasarkan tujuan, bentuk, dan pedomannya

1. Tujuan Tata Ruang Kantor

• Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah dalam bekerja.
• Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna.
• Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
• Memudahkan dalam pengawasan.
• Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja maupun kepada pelanggan.
• Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.
• Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
• Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.
• Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan.

2. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor
   1. Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu :

• Mudah merubah ruangan.
• Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antarkaryawan.
• Mudah dalam pengawasan.
• Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.
• Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.
• Memperlancar arus pekerjaan.
• Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar sehingga suasana jadi lebih segar.

Kerugian tata ruang kantor terbuka yaitu :

• Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.
• Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu.
• Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.

2. Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

Keuntungan tata ruang kantor tertutup yaitu :

• Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga.
• Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang karena terhindar dari kebisingan.
• Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.

Kerugian tata ruang kantor tertutup yaitu :

• Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat.
• Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap.
• Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
1. Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 m. Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata ruang kantor semi tertutup yaitu perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
1. Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor
   1. Asas-asas tata ruang kantor antara lain :
      • Asas jarak terpendek.
      • Asas rangkaian kerja.
      • Asas penggunaan seluruh ruangan.
      • Asas integrasi kegiatan.
      • Asas perubahan susunan tempat kerja.
      • Asas keamanan dan kepuasan karyawan.
   2. Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :
      • Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan.
      • Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.
      • Alur kerja harus sederhana.
      • Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya.
      • Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama.
      • Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung.
      • Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan.
      • Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain dan dtempatkan dekat jendela.
   3. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor antara lain :

1. Sistem Pencahayaan atau Penerangan

Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi 4, yaitu :

• Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.
• Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).
• Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor.
• Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah tertentu saja.

Sistem pencahayaan atau penerangan ada 4, yaitu :

• Penerangan direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya 90-100% langsung ke area kerja.
• Penerangan semi direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 60-90% ke bawah dan sisanya diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali ke bawah.
• Penerangan indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 90-100% cahaya pertama diarahkan ke atas, lalu menyebar dan memantul ke bawah ke area kerja.
• Penerangan semi indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 60-90% diarahkan ke atas, lalu dipantulkan ke bawah dan sisanya juga diarahkan ke area kerja.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 tahun 2002, pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif.

2. Sistem Warna
   1. Macam-macam warna ada 3, yaitu :
   • Warna primer (warna pokok).
   • Warna sekunder (warna yang dihasilkan dari campuran warna primer).
   • Warna tersier (warna yang dihasilkan dari pencampuran warna primer dan sekunder).

2. Arti warna dan efek psikologis
   • Merah berarti berani, sensual, mewah. Warna merah dapat mendatangkan energi, aktif, memberikan suasana hangat dan komunikatif, optimis, antusias, meningkatkan aliran darah dalam tubuh, dan bersemangat.
   • Kuning berarti kehangatan, bercahaya, cerah. Warna kuning dapat membangkitkan energi, mood (suasana hati), dan vitalitas.
   • Hijau berarti alami. Warna hijau dapat menyeimbangkan emosi seseorang sehingga lebih stabil, ruangan juga lebih segar, sejuk, dan tenang.
   • Biru berarti harmonis, tenang, lapang. Warna biru dapat menimbulkan perasaan tenang, sejuk, tentram, hening, damai, nyaman, dan aman.
   • Putih berarti orisinal, ringan, polos, tentram, nyaman, terang. Namun terlalu banyak warna putih dapat mendatangkan perasaan dingin, steril, dan kaku.
   • Merah muda berarti ceria, romantis. Warna merah muda dapat memberikan kesan lembut, menenangkan, mengesankan anak muda, dan bersifat kekanak-kanakan.
   • Oranye (jingga tua) berarti bersahabat, hampir sama dengan merah. Warna oranye dapat memberikan efek energik, fit, ramah, senang, gembira, penuh harapan, percaya diri, dan dapat mengurangi depresi atau perasaan tertekan. Namun bila berlebihan dapat merangsang perilaku hiperaktif.
   • Cokelat berarti netral, rendah hati. Warna cokelat dapat memberikan kenyamanan, kehangatan, anggun, dan elegan.
   • Abu-abu berarti serius, tenteram, damai. Warna abu-abu dapat memberikan keheningan dan kesan luas.
   • Hitam dapat memancarkan kekuatan, misterius, klasik, elegan.
   • Ungu berarti spiritual, magis dan mistis, feminim, antik, anggun, hangat, sensual, dan menarik perhatian orang.
3. Pertimbangan dalam memilih warna ruang
   • Ukuran ruang.
   • Lokasi bangunan.
   • Lokasi ruangan.
   • Tipe ruang.
   • Bentuk ruang.
   • Tinggi ruang.
4. Keuntungan penggunaan warna yang sesuai
   • Kantor lebih menarik dan menyenangkan.
   • Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan.
   • Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira.
   • Produktivitas kerja karyawan akan meningkat.
   • Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang.
   • Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan.

3. Sistem Pengaturan Udara Ruangan

Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah 25,6 Celcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab dapat mempengaruhi prestasi kerja karyawan.

Cara mengatasi udara panas dan lembab yaitu :

• Ruang kantor menggunakan AC (air conditioner) yang dapat mengatur suhu udara ruang kerja secara otomatis.
• Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup.
• Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.

Keuntungan pengaturan udara ruangan yang tepat dan baik antara lain :

• Karyawan lebih nyaman dalam bekerja.
• Semangat kerja karyawan dapat meningkat.
• Kesehatan karyawan lebih terpelihara.
• Produktivitas kerja lebih meningkat.
• Kualitas kerja menjadi lebih baik.
• Memberi kesan yang baik kepada tamu.

4. Sistem Penataan Suara

Akibat yang ditimbulkan dengan adanya kegaduhan dalam kantor antara lain :

• Konsentrasi karyawan terganggu.
• Semangat kerja karyawan menurun.
• Dapat terjadi gangguan mental atau saraf karyawan.
• Karyawan tambah lelah.
• Kesalahan kerja banyak terjadi.
• Produktivitas kerja rendah.

Untuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlalu berpengaruh dapat dilakukan dengan :

• Ruangan diberi penyadap suara.
• Di bawah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat diredam.
• Pengadaan printer diusahakan yang tidak terlalu bersuara (laser).
• Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.

3. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien.

Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan antara lain :

1. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor antara lain :

• Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
• Tentukan jenis, kualitas, dan kuantitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
• Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
• Sedia dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
• Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
• Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
• Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Karena sarana dan prasarana di kantor banyak macam dan ragamnya, maka perencanaan dapat dilakukan sesuai dengan jenis dan spesifikasinya, yaitu :

• Barang habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan.
• Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan.
• Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan menjadi rencana tahunan.

• Barang tidak habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai.
• Memperkirakan biaya perlengkapan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.
• Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia dan urgensi kebutuhan.
• Menyusun rencana pengadaan tahunan.

• Barang tidak bergerak meliputi :

• Tanah, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya disesuaikan dengan kebutuhan.
• Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan sesuai dengan maksud dan memperhatikan rencana tata kota.
• Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air, dan alat angkutan.
• Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan untuk bahan pengajuan rencana anggaran.
• Mengadakan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun di pusat dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survei.

• Bangunan, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Mengadakan survei tentang keperluan bangunan untuk memperoleh data mengenai fungsi bangunan, struktur organisasi yang akan digunakan, jumlah pemakai, jenis dan jumlah perabot yang akan ditempatkan.
• Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.
• Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.
• Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengadaan barang dan bahan kantor antara lain :

• Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke bagian gudang.
• Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang. Apabila barang tersedia di gudang, maka akan diberikan dengan bon pengeluaran dari gudang. Tapi jika tidak ada, maka surat tersebut diberi nomor dari buku induk.
• Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian bendahara akan memeriksa kebutuhan barang atau bahan kantor yang akan dibeli dan menyesuaikan dengan dana yang tersedia.
• Meminta persetujuan kepada pimpinan. Apabila disetujui, maka surat diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.
• Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji (kualitas dan kuantitasnya). Jika barang sudah cocok, maka barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang.
• Sesudah dicatat barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian unit yang membutuhkannya.

2. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan.

Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :

• Agar barang tidak cepat rusak.
• Agar tidak terjadi kehilangan barang.
• Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
• Memudahkan dalam pengawasan.
• Memudahkan dalam analisis barang.

Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau bahan kantor dilakukan antara lain :

• Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
• Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan.
• Sifat barang yang disimpan.
• Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
• Prosedur dan tata kerja.
• Biaya yang disediakan.
• Tenaga yang diperlukan.
• Jangka waktu penyimpanan.

Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :

• Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
• Barang disimpan dalam keadaan bersih.
• Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
• Barang disimpan di tempat yang memadai.
• Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
• Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
• Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
• Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
• Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.

3. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain :

• Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.
• Agar barang tidak mudah hilang.
• Agar barang tidak kadaluarsa.
• Agar barang tidak mudah susut.
• Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain :

• Pemeliharaan berdasarkan waktu
  • Pemeliharaan sehari-hari (dilakukan setiap hari).
  • Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).
• Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
  • Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).
  • Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).

4. Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor

Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain :

• Agar peralatan tidak mudah hilang.
• Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
• Memudahkan dalam pengecekan barang.
• Memudahkan dalam pengawasan.
• Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan barang.

Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan buku pencatatan inventarisasi barang, macam-macamnya yaitu :

• Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
• Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
• Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.

2. Laporan Sarana dan Prasarana Kantor

Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).

Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :

• Sebagai bahan pertanggung jawaban.
• Sebagai pengendali persediaan.
• Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
• Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung antara lain :

• Bukti penerimaan barang.
• Bukti pembelian barang.
• Bukti pengeluaran barang.
• Kartu barang.
• Kartu persediaan.
• Daftar inventaris.
• Daftar rekapitulasi barang inventaris.

Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :

• Memeriksa barang.
• Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.
• Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.
• Menghitung pengeluaran barang.
• Menghitung sisa persediaan.
• Mencatat mutasi barang.
• Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.

contoh pidato b.inggris tentang facebook beserta artinya

"The Positive and Negative of Using The Internet"

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh...Alhamdulillahi robbil alamin ,washolatu awassalam ala   asrofil anbiya I   walmursalin wa  ala  alihi  alihi  wa  ashabihi   ajmaiin , amma  ba”du.

Dear  chairman,
Dear  juries,
Dear  participants of  English speech contest And all  audiences ladies and gentlemen.

Before I speak, let's thank to Allah the Almighty,  Who has given us Mercy and Blessing, so we can  meet together in this Place. Let’s deliver sholawat and salam to our prophet Muhammad Sholallahualaihiwassalam, Who has brought us from the darkness to the brightness, so we  are  always in the right way. And  I  don’t   forget  to thank to the  master of ceremony  who has  given  me  a little time to speak  in front of You  all.

Dear ladies and gentlemen
In this occasion, I would like to speak in front of you all under the title   "The Positive and Negative of Using The Internet"
Dear ladies and gentlemen

As we know  that we  are in global era at this moment, in this global era the modern technology grows very fast. In this global era  he electronic media improves perfectly, as we can watch  the development  of  technology right now, it is so fantastic! One of developing technology is the internet! it is the computer net using electromagnetic  with software  and  hardware connected all over the  world  ,and has provider that own many application and datas, serve more information can be accessed by any sides, of course the existence of internet has positive and  negative  effect.

First  I would like to describe the positive of using internet. By using internet we can know  more  about the world. By  using internet we can  enlarge the knowledge, By using internet we can communicate with many people all over the  world, with facebook, twitter, yahoo messenger, internet relay chatting (IRC ), etc (etcetera), By using internet we can do a lot of business without limit, By  using internet we can  change many information using e-mail, using world wide web, fast and easily.We can also improve our ability  we have  to upload on you tube  as we know shinta and jojo with "Keong Racun" and Briptu Norman with "Chaiya....Chaiya".They become famous people just only they upload their video on youtube, and all people around the  world  can watch it . Recently we watch together Bonar patutungan with andai aku gayus ,just he uploaded it on youube he becomes popular man. And the other advantage of  using internet is  for entertainment such games, music, film, video, and so on .We can download the  fanny video, interesting film, and thousand music and we can save in our flash disc, then someday watch again in our computer. And we can also study English online in the internet, many websites can be downloaded in the internet when ever, and where  ever we want.and  who  like  music can  download million song .for example I like English song, I just download it then I can listen It and sing it ,of course  we  can study English trough  music. Would you like to listen to my favorite English song that I  have downloaded it from internet ? oke I am going to sing it .Do you want to listen to it  ? listen carefully  oke Those are the advantages of using internet.

Dear ladies  and gentlemen

And the  negative of using internet  are pornography, violence and gore, deception, carding, gambling, addicted games and so on.

Dear ladies and gentlemen
It is  so danger  if young generation addicted by games or watching porn action in the internet  because they can bit into moral of young generation, I hope you don’t try to open the porn site anymore because it can influence you attitude. It is danger for you to open it ! don’t  try to try to open the  porn site oke! Those  are  what I  can deliver to  you at this  moment ,thank  a lot  for your attention and  I  ask forgiveness  for  my  mistakes, and the lass I say  :Wabilahitaufik wal Hidayah WasalamualaikumWarahmatullahi Wabarakatu

artinya :

"Positif dan Negatif Menggunakan Internet"
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh ... Alhamdulillahi robbil alamin, washolatu awassalam ala asrofil anbiya I walmursalin wa ala alihi wa alihi ashabihi ajmaiin, amma ba "du.
Terhormat ketua,Sayang juri,Peserta yang terhormat lomba pidato Bahasa Inggris Dan semua pemirsa wanita dan pria.
Sebelum saya berbicara, mari kita berterima kasih kepada Allah Yang Mahakuasa, yang telah memberi kita rahmat dan berkat, jadi kita bisa bertemu di tempat ini. Mari kita memberikan sholawat dan salam untuk kami Nabi Muhammad Sholallahualaihiwassalam, yang telah membawa kita dari kegelapan untuk kecerahan, jadi kami selalu dengan cara yang benar. Dan aku tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada pembawa acara yang telah memberi saya sedikit waktu untuk berbicara di depan Anda semua.Sayang wanita dan priaDalam kesempatan ini, saya ingin berbicara di depan Anda semua di bawah judul "The Positif dan Negatif Menggunakan Internet"Sayang wanita dan priaSeperti yang kita tahu bahwa kita berada dalam era global saat ini, di era global teknologi modern tumbuh sangat cepat. Di era global ini ia media elektronik meningkatkan sempurna, karena kita bisa menyaksikan perkembangan teknologi sekarang, itu sangat fantastis! Salah satu pengembangan teknologi internet! itu adalah jaring komputer menggunakan elektromagnetik dengan perangkat lunak dan perangkat keras yang terhubung di seluruh dunia, dan memiliki penyedia bahwa banyak aplikasi sendiri dan data-data, melayani informasi lebih lanjut dapat diakses oleh pihak manapun, tentu saja keberadaan internet berpengaruh positif dan negatif.Pertama saya ingin menggambarkan positif menggunakan internet. Dengan menggunakan internet kita dapat mengetahui lebih banyak tentang dunia. Dengan menggunakan internet kita dapat memperbesar pengetahuan, Dengan menggunakan internet kita dapat berkomunikasi dengan banyak orang di seluruh dunia, dengan facebook, twitter, yahoo messenger, estafet internet mengobrol (IRC), dll (dan sebagainya), Dengan menggunakan internet kita dapat melakukan banyak bisnis tanpa batas, Dengan menggunakan internet kita dapat mengubah banyak informasi menggunakan e-mail, menggunakan world wide web, cepat dan mudah.Kami juga dapat meningkatkan kemampuan kita kita harus meng-upload di you tube seperti yang kita tahu shinta jojo dan dengan "Keong Racun "dan Briptu Norman dengan" Chaiya Chaiya .... ". Mereka menjadi orang terkenal hanya saja mereka meng-upload video mereka di youtube, dan semua orang di seluruh dunia dapat melihatnya. Baru saja kita nonton bareng Bonar patutungan dengan Andai AKU gayus, hanya dia upload di youube ia menjadi orang populer. Dan keuntungan lain dari penggunaan internet untuk hiburan permainan seperti, musik, film, video, dan sebagainya. Kita dapat men-download video fanny, film yang menarik, dan ribuan musik dan kita bisa menyimpan dalam flash disc kita, maka suatu hari nanti menonton lagi dalam komputer kita. Dan kita juga bisa belajar bahasa Inggris online di internet, banyak situs dapat didownload di internet ketika pernah, dan di mana pun kita want.and yang seperti musik dapat men-download lagu juta. Misalnya saya suka lagu bahasa Inggris, saya hanya men-download maka saya Ini dapat mendengarkan dan menyanyikannya, tentu saja kita bisa belajar melalui musik Inggris. Apakah Anda ingin mendengarkan lagu bahasa Inggris favorit saya bahwa saya telah didownload dari internet? oke saya akan menyanyikannya. Apakah Anda ingin mendengarkan? mendengarkan dengan seksama oke Mereka adalah keuntungan menggunakan internet.Sayang wanita dan priaDan negatif dari penggunaan internet adalah pornografi, kekerasan dan gore, penipuan, carding, perjudian, game kecanduan dan sebagainya.Sayang wanita dan priaHal ini sangat bahaya jika generasi muda kecanduan oleh game atau menonton porno aksi di internet karena mereka dapat ke sedikit moral generasi muda, saya harap Anda tidak mencoba untuk membuka situs porno lagi karena dapat mempengaruhi sikap Anda. Ini adalah bahaya bagi Anda untuk membukanya! jangan mencoba untuk mencoba untuk membuka situs porno oke! Mereka adalah apa yang bisa saya berikan kepada Anda pada saat ini, terima kasih banyak atas perhatian dan saya meminta maaf atas kesalahan saya, dan lass saya katakan: Wabilahitaufik wal Hidayah WasalamualaikumWarahmatullahi Wabarakatu

KAS KECIL

A. Pengertian Kas Kecil

Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan  kepada seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan  setiap pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil bisa diserahkan kepada staf yang ada di unit-unit kerja.Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash register, dan besarnya jumlah kas kecil berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja dalam jangka waktu tertentu.

 

B. Tujuan dibentuknya Kas Kecil

Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.
2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh :
   Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.
3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.

C.Pembayaran Kas Kecil

Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:

1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran
2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf
3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil
4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.

D. Pengisian Kas Kecil

Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara :

1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas
2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.
3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.

E. Metode pencatatan Kas Kecil 

      Metode Imprest

     Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.

Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:

1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran . 
3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.

Keuntungan metode imprest :

• Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
• Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

 contoh jurnal kas kecil dengan menggunakan metode imprest adalah sebagai berikut

1	Kas Kecil		Rp xxx,-
		Kas		Rp xxx,-
	(Jurnal Untuk Mencatat Pembentukan Kas Kecil)
2	Pada saat terjadi pengeluaran pada kas kecil perusahaan tidak mencatat dalam jurnal laporan keuangan. Perusahaan hanya menyimpan faktur pembelian atas sejumlah kas yang dikeluarkan. Pembelian dan biaya dicatat ketika perusahaan mengisi kas kecil kembali
3	Beban Perlengkapan Kantor		Rp xxx,
	Beban Perangko		Rp xxx,
	Beban Representasi		Rp xxx,-
		Kas		Rp xxx,-
	(Jurnal mencatat beban perusahaan apabila perusahaan mengisi kas kecil kembali)
4	Kas		Rp xxx,-
		Kas Kecil		Rp xxx,-
	(Jurnal Untuk penutupan Kas Kecil Perusahaan pada akhir periode)

Metode Fluktuasi

      Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan  dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.

Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.

•  Kas Kecil                                   Rp. xxx

         Bank                                                                 Rp. xxx

     (mencatat pembentukan Dana Kas Kecil)

 

 

• Beban langganan Surat Kabar     Rp. xxx

Kas Kecil                                     Rp. xxx 

(Mencatat pembayaran Langganan surat Kabar Pada Surat kabar “langganan”)

 

 

•  Beban Listrik                         Rp. xxx

         Kas Kecil                                                     Rp. xxx

    (membayar beban Listrik)

 

 

• Kas Kecil                           Rp. xxx

      Bank                                                                Rp. xxx

(Mencatat pengisian Kembali kas kecil)    

 

  F. Perbedaan antara metode dana tetap dengan metode fluktuasi sebagai berikut:

1. Dalam metode dana tetap, pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil tidak di buat jurnal sedangkan dalam metode fluktuasi pengeluaran yang di lakukan oleh kasir kas kecil di buat jurnal.
2. Dalam metode dana tetap, Besarnya penggantian sebesar pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap seperti semula. sedangkan dalam metode fluktuasi pengisian kembali tidak harus sebesar pengeluaran yang di lakukan.
3. Dalam metode dana tetap, saldo kas kecil tetap (seperti semula) sedangkan dalam metode fluktuasi saldo kas kecil berubah-ubah (tidak tetap) 

 

G. Contoh soal !

PT. TANJUNG MEKAR mulai 1 April 2002 membentuk kas kecil dengan menggunakan metode dana tetap (imprest method) dan metode fluktuasi (fluktuation method). Pengisian kembali kas kecil setiap seminggu sekali pada awal bulan. Pada tanggal 1 April di bentuk kas kecil Rp 350.000. uang tersebut di serahkan kepada kasir kas kecil .

Selama seminggu pertam selam bulan april kas kecil telah mengeluarkan uang dengan rincian sebagai berikut :

Pembayaran perlengkapan        Rp   70.000

Pembayaran telepon                 Rp   60.000

Pembayaran rekening listrik       Rp   80.000

Pembelian perlengkapan           Rp   50.000

Pembayaran beban lain-lain       Rp   40.000 +

                  Jumlah              Rp.300.000

Dik      : Saldo Rp 2.500.000

Diminta:

a.       Metode Dana Tetap (Imprest Method)

b.      Metode Fluktuation (Fluktuation Method )

v     Penyelesaian !

a.       Metode Dana Tetap (Imprest Method)

Pada tanggal 1 April di bentuk kas kecil Rp 350.000, di buat dalam bentuk jurnal.

Jurnal Pembentukan Kas Kecil

Tanggal	Nama. Perkiraan	Debet	Kredit
April	Kas kecil	350.000	-
1	Kas	-	350.000

Selam seminggu pertama dalam bulan April kasir kas kecil telah mengeluarkan uang dengan perincian sebagai berikut :

            3 April membeli perlengkapan   Rp   70.000

4 April membayar rekening telepon       Rp   60.000

5 April membayar  rekening listrik         Rp   80.000

6 April membeli  perlengkapan Rp   50.000

7 April membayar bensin                      Rp   40.000 +

                                          Jumlah              Rp.300.000

        

         Transaksi di atas oleh kasir kas kecil akan di catat dalam buku kas kecil sbb:

Buku Kas Kecil

Tanggal	Keterangan	Debet	Kredit	Saldo
April 1	Pembentukan kas kecil	350.000	-	350.000
April 3	Perlengkapan		70.000	280.000
April 4	Rekening telepon		60.000	220.000
April5	Rekening listrik		80.000	140.000
April 6	Perlengkapan		50.000	90.000
April 7	Bensin		40.000	50.000

Pada tanggal 10 April 2002 kas kecil di isi kembali , rinciannya sbb:

Jurnal Pengisian Kembali Kas

Tanggal	Nama Perkiraan	Debet	Kredit
April 10	Perlengkapan	120.000
	Beban telepon	60.000
	Bebab listrik	80.000
	Beban bensin	40.000
	Kas		300.000

Dari jurnal di atas, kas kecil tidak mengalami perubahan, saldo kas kecil tetap Rp. 350.000 dan di posting kedalam buku besar kas kecil.

Buku Besar Kas Kecil

Tanggal	Keterangan	Debet	Kredit	Saldo
April 1	Pembentukan kas kecil

Kas

Tanggal	Keterangan	Debet	Kredit	Saldo
April 1	Saldo			2.500.000
April 1	Kas kecil		350.000	2.150.000
April 10	Perlengkapan		120.000	2.030.000
	Beban telepon		60.000	1.970.000
	Beban listrik		80.000	1.890.000
	Beban bensin		40.000	1.850.000

Jadi saldo kas kecil pada tanggal 31 April adalah sebesar Rp 1.850.000

b.      Metode Fluktuation (Fluktuation Method)

Jurnal untuk mencatat pembentukan kas kecil sebagai berikut:

Jurnal Pembentukan Kas Kecil

Tanggal	Nama. Perkiraan	Debet	Kredit
April	Kas kecil	350.000	-
1	Kas	-	350.000

Selama seminggu pertama dalam bulan April kasir kas kecil telah mengeluarkan uang dengan perincian sebagai berikut :

            3 April membeli perlengkapan   Rp   70.000

4 April membayar rekening telepon       Rp   60.000

5 April membayar  rekening listrik         Rp   80.000

6 April membeli  perlengkapan Rp   50.000

7 April membayar bensin                      Rp   40.000 +

                                          Jumlah              Rp.300.000

Setiap terjasi pengeluaran kas harus di buatkan jurnal sbb :

Jurnal

Tanggal	Nama Perkiraan	Debet	Kredit
April 3	Perlengkapan	70.000	-
	Kas kecil	-	70.000
April 4	Beban telepon	60.000	-
	Kas kecil	-	60.000
April5	Beban listrik	80.000	-
	Kas kecil	-	80.000
April 6	Perlengkapan	50.000	-
	Kas kecil	-	50.000
April 7	Beban bensin	40.000	-
	Kas kecil	-	40.000

      Untuk mencatat pengisian kembali kas kecil, pada tanggal 10 April 2002 kas kecil di isi kembali sebesar  Rp 200.000 maka jurnalnya :

Jurnal Pengisian Kembali Kas

Tanggal	Nama Perkiraan	Debet	Kredit
April 10	Kas kecil	200.000	-
	Kas	-	200.000

Setelah pengisian kembali, saldo kas kecil sebesar Rp 250.000 (tidak seperti semula) yaitu Rp. 300.000, jadi berfluktuasi lebih kecil.

Buku Kas Kecil

Tanggal	Keterangan	Debet	Kredit	Saldo
April 1	Pembentukan kas kecil	350.000		350.000
April 3	Perlengkapan		70.000	280.000
April 4	Beban telepon		60.000	220.000
April 5	Beban listrik		80.000	140.000
April 6	Perlengkapan		50.000	90.000
April 7	Beban bensin		40.000	50.000
April 8	Pengisian kembali	200.000		250.000